Riorganizzazione dei processi aziendali - Il Business process Reengineering - Ti Organizzo

Col termine BPR Business Process Reengineering si intende una reingegnerizzazione o rimodellazione di alcuni o tutti i processi organizzativi aziendali siano essi tattici o strategici.
Il fine ultimo di una rimodellazione o reingegnerizzazione dei processi aziendali è l'efficientamento del processo e con esso, la generazione di valore per il cliente dell’impresa.
I motivi che spingono un’azienda a riorganizzare i propri processi attraverso il
BPR Business Process Reengineering sono i più diversi e collegati all’esigenza di essere performante, di aumentare la propria competitività, di poter dedicare le proprie Risorse Umane allo svolgimento di quelle attività che generano valore per il mercato, di massimizzare il risultato nello svolgimento delle attività operative senza inutili e dispendiose repliche di attività-informazioni.

Di seguito le fasi per attuare il Business Process Reengineering

1. Conosciamo i processi attuali: La prima attività di Business Process Reengineering è quella di analizzare e comprendere i Processi esistenti, i motivi che li hanno generati, la storia dell'evoluzione e i passaggi di responsabilità fra i vari attori.
   In questa prima fase si comincia a conoscere l’ambiente, le persone, la cultura aziendale attraverso le interviste individuali o di gruppo. Questa fase è estremamente delicata poiché si mettono a nudo tutte le attività che vengono svolte , le relazioni organizzative, il livello di utilizzo della tecnologia le relazioni.
   Il risultato di questa prima fase è la mappatura dello stato attuale ( as is) con le tecnica del diagramma di flusso in cui si mettono in relazioni le esigenze del mercato, le attività svolte, le informazioni generate, le tecnologie utilizzate in una logica di cliente - fornitore all’interno dello stesso processo o fra processi diversi.
   Si tratta dunque di una fase molto impegnativa e strategica per il buon fine del progetto.
2. Identifichiamo i processi da rimodellare: sulla base dell’analisi svolta e della mappatura dei processi nello stato iniziale, identifichiamo i processi da rimodellare per migliorare l’efficienza aziendale. Per ciascun processo in parola si valorizzano le criticità in modo da valutare ex post la bontà dell’intervento. Procediamo quindi a:
   • Fare l’analisi di cio’ che i clienti considerano ‘a valore’ nella proposizione dell’azienda
   • Fare l’analisi delle criticità organizzative, informative ed informatiche di ciascun processo da rimodellare
   • Mappare le attività evidenziando quelle critiche
   • Identificare le azioni di miglioramento per ciascuna attività
   • Utilizzare una gestione di progetto per dar corso a tutti i miglioramenti da attivare.
3. Individuiamo le leve del cambiamento: con la fase di analisi identifichiamo anche le componenti soft che possono essere utilizzate come leve per accompagnare il cambiamento. La cultura d’impresa, le relazioni fra colleghi, la disponibilità al cambiamento, la proattività, la capacità di lavorare in Team, sono tutti elementi fondamentali da rilevare e valutare al fin di abilitare l’ambiente con azioni mirate.
4. Progettiamo i nuovi processi operativi: Dopo aver Individuato tutti i punti di criticità ed i miglioramenti procediamo alla progettazione dei nuovi processi aziendali utilizzando apposite schede di sintesi che possano consentire la condivisione dell’obiettivo.In questo caso utilizziamo le schede di processo che evidenziano
   • I bisogni del cliente interno ed esterno
   • Le attività da svolgere
   • Le informazioni da gestire
   • Gli output che queste attività generano
   • Le tecnologie da usare
   
   


5. Affianchiamo il personale nell’adozione dei nuovi processi: con le tecnica dl project management e del change management avviamo la fase di messa in pratica dei nuovi processi con un percorso di affiancamento al personale, formativo ed operativo on the job, in modo da dimostrare con la pratica la possibilità del raggiungimento degli obiettivi.
6. Attiviamo il miglioramento continuo: al fine di far crescere la cultura aziendale verso il miglioramento e l’innovazione continua di processo, dedichiamo parte dell’intervento all’inserimento della tecnica del miglioramento continuo. L’azienda cambia in armonia con i mutamenti del mercato, pertanto è necessario che le Risorse Umane si attivino per far del cambiamento continuo una leva competitiva importante.
7. Inseriamo gli strumenti per monitorare le performance sui processi: per ciascun processo identifichiamo gli indicatori di performance al fine di rilevare il buon funzionamento di processo. E’ importante identificare prima e rilevare poi gli indicatori per il monitoraggio del cambiamento organizzativo al fine di guidare il team di lavoro e l’impresa verso l’obiettivo stabilito.

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